Nápověda: Import pacientů

3. Import kartotéky do Medevio

1. Importy najdete v Menu pod názvem Import kartotéky. Na této stránce vidíte přehled všech historických importů a tlačítko pro nový import.

Chtete-li importovat nové pacienty, použijte tlačítko Nový import v pravém horním rohu.

2. V dalším kroku nahrajte soubor, který jste exportovali z vašeho ambulantního systému.

Zvolit lze i více souborů, pokud mají stejnou strukturu.

Soubor by měl obsahovat alespoň:

• příjmení
• jméno
• rodné číslo
• pojišťovnu
• telefon
• e-mail

3. Na další stránce je třeba přiřadit jednotlivé sloupce políčkům z nabídky.

Medevio vám s přiřazením pomůže. U většiny údajů umíme odhadnout, o jaký typ údaje se jedná a předvybereme správnou možnost.

<img src="https://files.umso.co/lib_YNkRFjMxLALwWiFH/ayku8z9wqvc6exm4.png" width="60%" alt="Pokračovat na Medevio" style="max-width:100%;height:auto;" /><br/>

Vybírat můžete z těchto možností:

Jména

• Jméno: Křestní jméno pacienta
• Příjmení: Příjmení pacienta
• Jméno a příjmení: Jméno a příjmení v jednom sloupci , v pořadí Jméno Příjmení
• Příjmení a jméno: Jméno a příjmení v jednom sloupci , v pořadí Příjmení Jméno

Kontakty

• Telefonní číslo: Hlavni telefonní číslo na pacienta nebo jeho oprávněno osobu. Na tento telefon budou chodit SMS z Medevio.
• Sekundární telefonní číslo: Další telefonní číslo na pacienta nebo jeho oprávněno osobu. Tento kontakt se propíše do poznámky na kartě pacienta, pokud již má pacient vyplněný hlavní telefon.
• E-mail: Hlavni e-mailová adresa pacienta nebo jeho oprávněné osoby. Na tuto adresu budou chodit e-maily z Medevio.
• Sekundární e-mail: Další e-mailová adresa pacienta nebo jeho oprávněné osoby. Tento kontakt se propíše do poznámky na kartě pacienta, pokud již má pacient vyplněnou hlavní e-mailovou adresu.
• Kombinace telefonu a e-mailu: E-mail a telefon v jednom sloupci v libovolném pořadí. Algoritmus umí odstranit i případné poznámky. Kontakty se propíší do příslušných polí v Medevio. Má-li pacient již hlavní e-mail nebo telefon, propíší se do poznámky na kartě pacienta.

Ostatní

• Rodné číslo: Rodné číslo pacienta s nebo bez lomítka.
• Datum narození: Datum narození ve formátech dd.mm.yyyy nebo dd/mm/yy(yy).
• Pojišťovna: Číselný kód zdravotní pojišťovny.
• Poznámka: Libovolný text, který chcete mít uvedený na kartě pacienta.

Speciální možností je pak (neimportovat), kdy daný sloupec nebude do Medevio nahrán.

Vždy je nutné, aby každé pole bylo vybráno maximálně jednou. Jedinou výjimku je Poznámka, kterou lze vybrat vícekrát.

<img src="https://files.umso.co/lib_YNkRFjMxLALwWiFH/1zzg1mrvnwpypqu8.png" width="20%" alt="Pokračovat na Medevio" style="max-width:100%;height:auto;" /><br/>

4. Dole na stránce nastavíte, jakým způsobem má import proběhnout a můžete také označit všechny importované pacienty štítkem.

Volba Jaká data chcete importovat? ovlivňuje, jakých pacientů se bude import týkat.

• Přidat nové a aktualizovat data u stávajících: Do Medevio se přidají pacienti, které ještě v kartotéce nemáte a zároveň se aktualizují data u těch, které již v kartotéce máte.
• Pouze přidat nové: Do Medevio se přidají pacienti, které ještě v kartotéce nemáte. Data u stávajících pacientů zůstanou nezměněna.
• Pouze aktualizovat data u stávajících: Do Medevio se NEpřidají žádní noví pacienti. Pouze se aktualizují data u těch, které již v kartotéce máte.

Systém rozpoznává pacienty na základě rodného čísla nebo kombinace data narození a telefonního čísla.

Importovaným pacientů můžete také přiřadit štítek, abyste je v kartotéce rozpoznali. Zaškrtněte možnost Označit importované pacienty štítkem a vyberte z existujících štítků nebo vytvořte nový. Pokud má štítek parametr Důležitý štítek, bude viditelný napříč Medevio. V opačném případě pouze na kartě pacienta.

Chcete-li různé pacienty označit různými štítky, je potřeba udělat export navíckát.

<img src="https://files.umso.co/lib_YNkRFjMxLALwWiFH/3sz6rndssgake3c5.png" width="60%" alt="Pokračovat na Medevio" style="max-width:100%;height:auto;" /><br/>

5. Potvrďte tlačítkem dole na stránce. Tím započne import, jehož dokončení trvá několik minut. O dokončení vás budeme informovat e-mailem. Tlačítkem Rozumím se dostanete na přehled importů

6. Přehled importů najdete na stejné stránce, na které jste import začali.

<img src="https://files.umso.co/lib_YNkRFjMxLALwWiFH/faqex7th5oceadfu.png" width="100%" alt="Pokračovat na Medevio" style="max-width:100%;height:auto;" /><br/>

V tabulce historických importů najdete:

• kdy import proběhl
• odkaz na soubor s kartotékou, který jste do Medevio nahráli
• jméno uživatele, který import zadal
• stav importu (Probíhá, Dokončen)
• report o počtu nově nahraných, aktualizovaných, vynechaných pacientů, a také počet těch, které jsme nemohli nahrát
  • noví: nově nahraní pacienti, které jste doposud neměli v Medevio kartotéce
  • aktualizovaní: pacienti, které jste měli v Medevio a my u nich upravili údaje
  • vynechaní: pacienti, které jsme ze souboru neimportovali, protože jste zvolili jednu z možností (pouze aktualizovat stávající pacienty, pouze přidat nové pacienty) a daní pacienti nevyhovovali zvolené podmínce
• pokud se někteří pacienti nenahráli, najdete v posledním sloupci excelový soubor, kde jsou chybné řádky a důvod, proč jsme je nemohli nahrát.

7. Importovat pacienty můžete na pravidelné bázi. Zajistíte tak, že budete mít stejné pacienty v Medevio i vašem ambulantním systému.